KPI چیست؟

KPI مخفف شاخص عملکرد کلیدی است؛ یک معیار قابل سنجش عملکرد در طول زمان برای یک هدف خاص. KPIها اهدافی را برای تیم‌ها فراهم می‌کنند تا به سمت آنها حرکت کنند، نقاط عطفی برای سنجش پیشرفت، و بینشی که به افراد در سراسر سازمان کمک می‌کند تا تصمیم‌های بهتری بگیرند. از امور مالی و منابع انسانی گرفته تا بازاریابی و فروش، شاخص‌های کلیدی عملکرد به هر بخش از کسب‌وکار کمک می‌کنند تا در سطح استراتژیک به جلو حرکت کنند.

 

معنی KPI در مقابل معنی متریک

در حالی که شاخص‌ها و معیارهای کلیدی عملکرد مرتبط هستند، اما یکسان نیستند. در ادامه بیشتر توضیح می‌دهیم:

KPIها اهداف کلیدی هستند که باید آنها را دنبال کنید تا بیشترین تأثیر را بر نتایج استراتژیک کسب و کار خود داشته باشید. KPIها از استراتژی شما پشتیبانی میکنند و به تیم شما کمک می‌کنند تا روی چیزهای مهم تمرکز کنند. 

معیارها موفقیت فعالیت‌های تجاری روزمره را که از KPI شما پشتیبانی می‌کنند، اندازه‌گیری می‌کنند. در حالی که آنها بر نتایج شما تأثیر می‌گذارند، حیاتی‌ترین اقدامات نیستند.

 

چرا KPIها مهم هستند؟

KPIها راه خوبی برای اطمینان از اینکه تیم‌های شما از اهداف کلی سازمان حمایت می کنند هستند. در اینجا برخی از مهمترین دلایلی ارائه شده که نشان می‌هد چرا شما به شاخص‌های کلیدی عملکرد نیاز دارید.

تیم‌های خود را در یک راستا نگه دارید: چه برای سنجش موفقیت پروژه و چه عملکرد کارکنان، شاخص‌های کلیدی، عملکرد تیم‌ها را در یک جهت حرکت می‌دهند.

راهی برای بررسی سلامت سازمان داشته باشید: شاخص‌های کلیدی عملکرد به شما نگاهی واقع بینانه به سلامت سازمانتان، از عوامل خطر گرفته تا شاخص‌های مالی، می‌دهد.

تنظیمات موثر را انجام دهید: KPIها به شما کمک می کنند موفقیت ها و شکست های خود را به وضوح ببینید تا بتوانید کارهای بیشتری را انجام دهید و کارهایی را که اثربخش نیستند، کمتر انجام دهید.

تیم‌های خود را پاسخگو نگه دارید: مطمئن شوید که همه با شاخص‌های کلیدی عملکرد به کارمندان کمک می‌کند پیشرفت خود را پیگیری کنند و به مدیران کمک می‌کنند تا کارها را پیش ببرند.

انواع KPI

شاخص‌های کلیدی عملکرد در انواع مختلفی وجود دارد. در حالی که برخی برای سنجش پیشرفت ماهانه در برابر یک هدف استفاده می‌شوند، برخی دیگر تمرکز طولانی‌مدت دارند. وجه مشترک همه KPIها این است که با اهداف استراتژیک مرتبط هستند. در اینجا مروری بر برخی از رایج‌ترین انواع KPIها آورده شده است.

استراتژیک:

این شاخص‌های کلیدی عملکرد با تصویر بزرگ، اهداف سازمان را نظارت می‌کنند. مدیران اجرایی معمولاً به یک یا دو KPI استراتژیک نگاه می‌کنند تا بفهمند سازمان در هر زمان معین چگونه کار می‌کند. به عنوان مثال می‌توان به بازگشت سرمایه، درآمد و سهم بازار اشاره کرد.

عملیاتی: 

این KPIها معمولاً عملکرد را در بازه زمانی کوتاه‌تری اندازه‌گیری می‌کنند و بر فرآیندها و کارایی سازمانی متمرکز هستند. برخی از نمونه‌ها عبارتند از فروش بر اساس منطقه، میانگین هزینه حمل و نقل ماهانه و هزینه هر خرید.

عملکردی: 

بسیاری از شاخص‌های کلیدی عملکرد به کارکردهای خاصی مانند امور مالی یا فناوری اطلاعات مرتبط هستند. در حالی که فناوری اطلاعات ممکن است زمان حل‌وفصل یا متوسط ​​زمان کار را ردیابی کند، KPIهای مالی حاشیه سود ناخالص یا بازده دارایی‌ها را دنبال می‌کنند. این KPIهای کاربردی همچنین می‌توانند به عنوان استراتژیک یا عملیاتی طبقه‌بندی شوند.

پیشروی در مقابل عقب ماندگی:

صرف نظر از نوع شاخص عملکرد کلیدی که تعریف می‌کنید، باید تفاوت بین شاخص‌های پیشرو و شاخص‌های عقب مانده را بدانید. در حالی که KPIهای پیشرو می‌توانند به پیش بینی نتایج کمک کنند، KPIهای عقب مانده آنچه را که قبلاً اتفاق افتاده است، ردیابی می‌کنند. سازمان‌ها از ترکیبی از هر دو استفاده می‌کنند تا مطمئن شوند که مهم‌ترین چیزها را دنبال می‌کنند.

 

نحوه توسعه KPI

با داده‌های بسیار، اندازه‌گیری همه چیز – یا حداقل چیزهایی که آسان‌ترین اندازه‌گیری هستند، می‌تواند وسوسه‌انگیز باشد. با این حال، باید مطمئن باشید که فقط شاخص‌های کلیدی عملکرد را اندازه‌گیری می‌کنید که به شما در رسیدن به اهداف تجاری‌تان کمک می‌کند. تمرکز استراتژیک یکی از مهمترین جنبه‌های تعریف KPI است. در اینجا برخی از بهترین شیوه ها برای توسعه KPIهای مناسب آورده شده است.

نحوه استفاده از KPI ها را تعریف کنید:

با افرادی که از گزارش KPI استفاده می‌کنند صحبت کنید تا بدانید به چه چیزی می خواهند دست پیدا کنند و چگونه از آنها استفاده خواهند کرد. این به شما کمک می کند KPIهایی را که برای کاربران تجاری مرتبط و ارزشمند هستند تعریف کنید.

آنها را به اهداف استراتژیک گره بزنید:

اگر KPIهای شما با آنچه می‌خواهید در کسب و کار خود به دست آورید مرتبط نباشد، وقت خود را تلف می‌کنید. در حالی که آنها ممکن است به یک عملکرد تجاری خاص مانند منابع انسانی یا بازاریابی مرتبط باشند، هر شاخص عملکرد کلیدی باید مستقیماً به اهداف کلی کسب و کار شما مرتبط باشد.

KPIهای هوشمند را بنویسید: 

مؤثرترین KPIها از فرمول اثبات شده SMART پیروی می کنند. مطمئن شوید که آنها خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و محدود به زمان هستند. برخی از مثال‌ها عبارتند از: «افزایش فروش به میزان 5 درصد در هر سه ماهه» یا «افزایش امتیاز خالص تبلیغ‌کننده 25 درصد طی سه سال آینده».

آنها را واضح نگه دارید:

همه افراد در سازمان باید KPIهای شما را درک کنند تا بتوانند بر اساس آنها عمل کنند. به همین دلیل است که سواد داده بسیار مهم است. وقتی مردم نحوه کار با داده‌ها را درک کنند، می توانند تصمیماتی بگیرند که کار را در جهت درست حرکت دهد.

برای تکرار برنامه ریزی کنید:

با تغییر کسب و کار و مشتریان شما، ممکن است لازم باشد شاخص‌های کلیدی عملکرد خود را بازبینی کنید. شاید برخی دیگر مرتبط نباشند، یا باید بر اساس عملکرد تنظیم کنید. مطمئن شوید که برنامه‌ای برای ارزیابی و ایجاد تغییرات در شاخص‌های کلیدی عملکرد در مواقع ضروری دارید.

3 گام برای یک استراتژی KPI قوی‌تر

اگر شاخص های کلیدی عملکرد شما نتایج مورد انتظار شما را ارائه نمی دهند، زمان آن رسیده که استراتژی خود را تنظیم کنید. در اینجا سه ​​کاری وجود دارد که می‌توانید انجام دهید تا اطمینان حاصل کنید که افراد در سراسر سازمان می‌دانند شاخص‌های کلیدی عملکرد شما چیست و چگونه از آنها برای تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده‌ها که بر کسب‌وکار شما تأثیر می‌گذارد استفاده کنند.

KPIهایی را انتخاب کنید که بیشترین اهمیت را دارند: برای اطمینان از اینکه در حال اندازه گیری موارد مهم هستید، باید تعادلی از شاخص های پیشرو و عقب مانده را در نظر بگیرید. نشانگرهای عقب ماندگی به شما کمک می کنند نتایج را در یک دوره زمانی مانند فروش در 30 روز گذشته درک کنید. شاخص‌های پیشرو به شما کمک می‌کنند تا آنچه را که ممکن است بر اساس داده‌ها اتفاق بیفتد پیش‌بینی کنید، و به شما امکان می‌دهد تنظیماتی را برای بهبود نتایج انجام دهید.

یک فرهنگ مبتنی بر KPI ایجاد کنید: اگر افراد متوجه نباشند که چه هستند و چگونه از آنها استفاده کنند (از جمله اینکه مخفف KPI به چه معناست) شاخص‌های عملکرد کلیدی اهمیت زیادی ندارند. سواد داده را در سازمان خود افزایش دهید تا همه در جهت اهداف استراتژیک تلاش کنند. به کارمندان آموزش دهید، KPIهای مربوطه را به آنها اختصاص دهید، و از بهترین پلتفرم BI در کلاس خود استفاده کنید تا همه تصمیماتی را بگیرند که کسب و کار شما را به جلو می برد.

تکرار: شاخص های کلیدی عملکرد خود را با بازنگری در آنها بر اساس تغییرات بازار، مشتری و سازمانی به روز نگه دارید. مرتباً ملاقات کنید تا آنها را بررسی کنید، عملکرد را از نزدیک بررسی کنید تا ببینید آیا نیاز به انجام تنظیمات است یا خیر، و هر تغییری را که ایجاد می کنید منتشر کنید تا تیم ها همیشه به روز باشند.

 

منابع:

qlik